個人宅で100人参加したBBQのやり方。集客方法をまとめてみました。

先日、滋賀県のコワーキングスペース今プラスと、そこの向かいにあるお家の庭を使って南米BBQという牛、羊、鳥、豚が食べ放題という肉パーティーを開催しました。
関連記事：湖南市で開催の豚の丸焼きBBQ全貌。一言言わせてください。「すんごい楽しかった！」

人数を振り返ったところ
大人:86名
子供(小学3年生以下):11名
スタッフ:9名

の合計106名という個人宅でするにはかなりの大規模BBQとなったこのイベント。
結果、主催者もすんごい楽しくて、参加者の方も満足いただけたイベントをなぜ始めたのか、そして準備したもの、当日の流れ、集客方法などをまた開催するとき用にまとめてみました。

南米BBQを始めるきっかけ。

もともと今回とは別に2014年の秋口にも同様のイベントをしていました。同じ会場で。
その時には全員で30人ぐらいのイベントでして、振り返ってみると場所が結構空いてたなと。




今回もきっかけとしては前回シェフをしてくれたデボラさんが上記の動画を送ってきて「龍馬くん、やろー！」と言ってくれたのがはじまり。

せっかくなので、人数もアップしてやることもアップして開催しよう！となりました。

最初の段階ではひとまず肉や準備費用などで採算を考えると3,000円で70人はほしい！ということに。
大体イベントをすると1割ぐらいは当日や二,三日前にキャンセルがあると考えて80人の申し込みは必要だよねということでした。

80人超の人をBBQで集める集客方法と流れ。

前々回の時は、30人でも結構集めるのに苦労したイメージがあって、今回80人いけるかどうか不安な点がありました。
しかし前々回と違うのは
・開催場所となる湖南市の情報サイト「日刊!湖南市」を使ってPRできること。(月間3万PV)
・今プラスの利用者が1年半前に比べて増えていたこと。

にありました。



スタッフでもある宮クリエイションの藤田さんには南米BBQで使用するポスターを作っていただき。


更にFacebookイベントページと、日刊!湖南市のLINE＠の二本柱で受付を行うことに。


3月21日にイベントを一般公開して。





翌日22日には27名の参加！
おお、これ幸先いいじゃないですか！と言ってたら・・・。








その三日後には59名！
あれ、幸先良すぎません・・・・。









31日には70名到達！
予定より早すぎる！








最終的に4月4日には定員の80名となりました。
参加者リストを振り返ると半数は僕やスタッフ含め初めての方たちで日刊!湖南市経由となっていました。

よって集客時には「地域の人たちが良くみているメディアサイトを活用する。」というのは大きな手法になりました。

準備大切!100人BBQで事前に準備していたこと、決めたこと、スタッフの役割

さすがに人数が人数だけに準備はしっかりしとかんとあかんよねということで、まずは駐車場を確保することに。

会場となる今プラスは最寄り駅から徒歩30分と離れた場所にあり、あまりバスも活用されていない地域となります。
ほとんどの人が車で来られることが予想できていたので50台は停められるスペースを確保しました。

結果、駐車場で大きなトラブルになることはなく警備も特に必要ありませんでした。
駐車場で必要な準備としては、どこに車が何台停められるかを把握しておくこと。そして実際の駐車の並び通りに並べてもらうことです。

専用の駐車係は一人いればOK。あと、第二、第三とわける場合は、定期的に駐車場を見にいく人が一人いるといいでしょう。


名簿はみんなが共有できるようにGoogleスプレッドシートを使う。

名簿に関してはエクセルでシートを作るのではなく、Googleスプレッドシートを使いました。
エクセル感覚でブラウザ経由で開けることができ、スタッフ全員で情報を共有できたので、どの人がスタッフの知り合いで、FacebookからかLINEから申し込まれていたかがわかるようになります。

あと当日受付するときに、受付に人がならない工夫としては必ず名簿をあいうえお順にしておくこと。
代表者申し込みで数人いる場合は、左側に代表者名で横の列に参加者の名前 or お連れさんとしておけばOKです。

最終的に当日連れて行っていいですかなどとなって84人になりましたので、当日キャンセルなども考えても数名の人数の追加はあると考えた方がいいです。

天気について

外で行うBBQなので、天気がとても重要。
今回も降水確率20%以上が開催日の3日前の夕方にわかったら延期にしようということだったのですが、めちゃくちゃ快晴となりました。

ありがたや。


早めに天気予報で天気を知りたい場合は、日本気象協会の10日間天気予報を見ると良いです。
ただ大体0%で降水確率になることはなく、目安最低20%は出ていると思ったほうがいいです。

関連サイト：日本気象協会

食料や備品などの買うタイミングについて

今回100人ほど集まるBBQだったので、豚の丸焼き含めて21万円の予算で組んでいました。
結果余った金額に関しては手伝っていただいたスタッフの方や貸して頂いた大家さんに旅行券をプレゼント。

ただ当日の天気なども考えると購入するタイミングとしては開催日1週間前に、備品などを300人分余分に購入し肉関係は正式に開催が決まってから購入。

豚の丸焼きに関しては事前に必要だったので、1周間前に手に入れました。
お金については、個人レベルでやる場合は、半分半分などスタッフ通しでわけて負担するといいでしょう。

キッズスペース必須！座れるようの席も50人ほど作っておく。

当日は立食形式の席と座る用の席を2つ用意。
どちらに人が固まるかなと思ったらほどよい感じでどちらも利用していただけた様子。

ただ今回の規模でいくと座る席は参加者の半分ぐらいが座れるようにしておいたほうが丁度いいです。
つまり50人。

また今プラスの半分の畳6畳ぐらいをキッズスペースとして開放しました。

小さな子どもも多かったので、キッズスペースがあることでママさん方もゆっくりできるようになっていました。
ちなみにトイレは2つあれば、並ぶことなく利用されていました。
トイレ、一つだと厳しいかも。

当日の流れとスタッフの役割。

当日は焼き係が5人、受付2人、進行1人、なんでも屋1人といった合計9名で担当。

ただゲストで来られた方も、自ら焼き係に入っていただいたりと大助かり。
やっぱりこういうイベントを積極的に参加したいという人も多いので、そういう時は甘えましょう。
（余った予算はそういった方に還元！）

最初の受付時にも予行練習と、伝えなければいけないことを紙で貼っておくことで終わった後のゴミなども捨ててもらえたりと片付けにも助かりました。

あとゲスト用とスタッフ用で名札を作っておくのもいいです。
ダイソーなどの100均では10枚セットで売られているので人数分確保しておきます。

人数が増えれば増えるほど、こういった名札を最初に用意しておくことでお金をもらった、もらっていないがわかりやすくなっています。

個人宅で100人BBQをするときのまとめ。

・集客方法はFacebookイベントページとLINE@の二本立て
・知ってもらうためには地域のメディアサイト使うと良い。
・天気予報は10日間天気予報というのが日本気象協会で公開されている
・座る席は、全員の半分量あるとOK。
・受付で名札を渡して、更に受付に注意事項や禁止事項の紙を貼っておく。
・受付の名簿ではFacebookとLINEの申し込みを別々のシートで印刷し、あいうえお順に。
・名簿を共有するため、Googleスプレッドシートを使用する
・スタッフの連絡の共有はFacebookメッセージ（全員がChatWork使用していたらそっちでもOK。）
・予算が余ったら、当日参加いただいたスタッフや大家さんにシェアする。
・お釣りケースを購入しておく。
・焼いたお肉などは都度近隣住民のお家へプレゼント。


この流れであれば、来られた方はもちろん、主催者も楽しいイベントになります。

人数が多くなった時は「出来るのだろうか。」という不安があったりしますが、準備をしっかりしてスタッフとも情報を共有すればスムーズにいくことがわかりましたので皆さんもぜひ。


ではでは。

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